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寫好日常工作郵件需要注意哪些關(guān)鍵點?

作者:qq企業(yè)郵箱    發(fā)布時間:2019-12-24 15:49:09  訪問量:2443  


導(dǎo)讀:雖然如今微信已成為人與人的溝通方式之一,但是在工作中,郵件卻是辦公一族的另一種溝通方式。平時郵件滿天飛,不知你是否有注意,看似每天都在寫的郵件,是否有需要注意的細節(jié)問題,一封好的郵件可以幫你樹立良好的形象,使你從周圍人中脫穎而出。那么一封優(yōu)秀的工作郵件需要注意的哪些關(guān)鍵點呢?



  雖然如今微信已成為人與人的溝通方式之一,但是在工作中,郵件卻是辦公一族的另一種溝通方式。平時郵件滿天飛,不知你是否有注意,看似每天都在寫的郵件,是否有需要注意的細節(jié)問題,一封好的郵件可以幫你樹立良好的形象,使你從周圍人中脫穎而出。那么一封優(yōu)秀的工作郵件需要注意的哪些關(guān)鍵點呢?

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  1、郵件主題

  郵件的主題要簡單直接,主題要明確,主題也是內(nèi)容的提煉和核心,寫主題,讓讀郵件人明白是關(guān)于哪些事項,同時,主題便于以后查郵件時進行搜索,方便查閱。

  同時主題可以進行添加標(biāo)簽,例如:"緊急、重要、期待回復(fù)等”添加標(biāo)簽的方式可以讓對方看到你的郵件,以免漏掉了重要信息,耽誤項目進度。

  2、收件人和抄送人

  收件人是需要對方直接回復(fù)溝通的對象,而抄送人是需要對方知悉,與主題相關(guān)人員是你的抄送對象,例如你發(fā)給小A的郵件,需要小A支持,同時抄送他的老板,讓他老板知道小A的工作事項。另外發(fā)送對象的職位分先后順序,先公司外、公司內(nèi);先職位高、后職位低進行排序。

  3、附件

  如有附件,先添加附件,然后寫正文,最后是寫收件人,這樣可以避免忘記發(fā)附件的尷尬,如有附件,檢查核對之后,再發(fā)郵件,以免忘記添加附件。

  4、稱呼與問候

  郵件的開頭稱呼對方,明確發(fā)件人,寫上對方的名字是禮貌和尊重,也會讓對方對你產(chǎn)生更多好感。

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  5、郵件正文

  正文要明確需要對方支持的內(nèi)容,原因是哪些,從而讓對方知道,提供哪些內(nèi)容給到支持,一般情況下,一封郵件只寫一件事,如郵件中需要闡述兩件事或者三件事情,建議進行分類、分條說明,邏輯和層次要清晰,便于對方閱讀,而不要把三件事放在一個段落里說明,寫很多文字,最后對方看完郵件一頭霧水,分條進行細節(jié)闡述,盡量簡潔,寫郵件的目的是讓對方閱讀清晰。

  6、標(biāo)注重點

  在正文中,需要對方關(guān)注的重點,進行顏色或者加粗來標(biāo)注,引起對方注意。

  7、作者簽名

  寫簽名是為了讓對方和你建立聯(lián)系,如果對你寫郵件的內(nèi)容有異議,可以根據(jù)郵件下方姓名、聯(lián)系人與你進行電話溝通,從而更加明確郵件的內(nèi)容信息,更好地開展工作,也可以適當(dāng)提醒對方“期待回復(fù)”“希望盡快回復(fù)”等。

  以上就是關(guān)于郵件寫作的一些關(guān)鍵點。如果真正想寫好它,還離不開日常書寫郵件時的意識樹立和習(xí)慣養(yǎng)成。。寫郵件看似每個人都會,但措辭,內(nèi)容都是需要注意的細節(jié)。



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